Legacy software vervangen zonder stilstand

Wanneer software legacy wordt

Software wordt niet legacy omdat ze oud is, maar omdat ze een rem wordt. De signalen zijn meestal herkenbaar:

• Er is nog maar één persoon, binnen of buiten het bedrijf, die het systeem echt begrijpt.
• Elke wijziging duurt lang en breekt iets anders.
• Het systeem draait op een besturingssysteem, database of server die geen updates meer krijgt.
• Koppelen met nieuwe systemen, zoals een webshop of een portaal, is lastig of onmogelijk.
• Medewerkers werken eromheen met Excel-lijsten, omdat het systeem niet meer past bij hoe het bedrijf werkt.

Waarom een grote overstap in één keer riskant is

De verleiding is om alles in één keer te vervangen: een nieuw systeem bouwen of kopen, een datum prikken en op die dag overstappen. Dat lijkt overzichtelijk, maar het risico zit precies in die ene dag. Alles moet tegelijk werken, alle gegevens moeten in één keer goed over, en als er iets misgaat, ligt het bedrijf stil.

Daar komt bij dat een oud systeem vaak regels bevat die nergens zijn opgeschreven. Ze zijn er in de loop der jaren in gebouwd, voor een klant of een uitzondering die iedereen alweer vergeten is. Bij een overstap in één keer komen die regels pas boven als ze ontbreken, en dan is het oude systeem al uit.

Het alternatief: stap voor stap vervangen

Een veiligere aanpak is het systeem onderdeel voor onderdeel vervangen. Het nieuwe systeem groeit naast het oude, en neemt telkens één stuk over: eerst bijvoorbeeld de orderinvoer, daarna de planning, daarna de facturatie. Het oude systeem blijft draaien voor alles wat nog niet is overgezet, en wordt pas uitgezet als er niets meer op draait.

Het voordeel is dat elke stap klein genoeg is om te overzien. Als er iets niet klopt, merkt u dat in één onderdeel en niet in het hele bedrijf, en kunt u terug naar het oude systeem terwijl het wordt hersteld.

Zo verloopt het in de praktijk

Hoe zo'n traject eruitziet, verschilt per systeem, maar de stappen zijn meestal dezelfde:

• In kaart brengen. Wat doet het oude systeem allemaal, wie gebruikt welk deel, en welke regels zitten erin die nergens anders staan? Dat is het moment om ook de ongeschreven regels boven tafel te krijgen.
• Volgorde bepalen. Begin met een onderdeel dat veel oplevert en weinig afhankelijkheden heeft, zodat de eerste stap snel waarde laat zien.
• Koppelen. Het nieuwe en het oude systeem wisselen gegevens uit, zodat beide tijdens de overgang dezelfde orders, klanten en artikelen kennen.
• Naast elkaar draaien. Een nieuw onderdeel draait eerst een tijd mee naast het oude, zodat de uitkomsten kunnen worden vergeleken voordat het oude deel wordt uitgezet.
• Overzetten en uitzetten. Pas als een onderdeel bewezen werkt, gaan de gebruikers over en wordt dat deel van het oude systeem uitgeschakeld.

De gegevens verdienen eigen aandacht

Bij een migratie gaat de meeste aandacht vaak naar de nieuwe software, maar het grootste risico zit meestal in de gegevens. Een oud systeem bevat jaren aan klanten, orders en artikelen, met dubbele records, lege velden en afwijkende notaties. Die gegevens moeten worden opgeschoond, omgezet en gecontroleerd voordat ze in het nieuwe systeem komen.

Test die omzetting vroeg en vaak, met echte gegevens. Laat mensen die het werk kennen de uitkomst controleren: zij zien direct dat een klant ontbreekt of een prijs niet klopt. En bewaar de oude gegevens, ook als het oude systeem is uitgezet, zodat u er later nog in kunt kijken.

Mensen horen bij de migratie

Een nieuw systeem verandert hoe mensen werken. Betrek de gebruikers vroeg: ze weten waar het oude systeem tekortschiet, en ook wat het juist goed doet en niet verloren mag gaan. Een overstap per onderdeel helpt ook hier, omdat mensen telkens maar aan één verandering hoeven te wennen in plaats van aan alles tegelijk.

Zo pak ik het aan

Ik begin met in kaart brengen wat het huidige systeem doet, inclusief de regels die alleen nog in de code of in iemands hoofd staan. Daarna stel ik een volgorde voor waarin onderdelen worden vervangen, en hoe het oude en het nieuwe systeem tijdens de overgang samenwerken. U ziet het plan voordat er code wordt geschreven.

Ik bouw elk onderdeel in stappen, test het met echte gegevens en laat het naast het oude systeem meedraaien voordat het oude deel wordt uitgezet. Zo blijft uw bedrijf draaien terwijl de software wordt vernieuwd. Na de oplevering blijf ik beschikbaar voor onderhoud.

Veelgestelde vragen

Kan het oude systeem blijven draaien tijdens de vervanging?

Ja, dat is juist de bedoeling van een vervanging per onderdeel. Het oude systeem blijft in gebruik voor alles wat nog niet is overgezet, en wordt pas uitgezet als er niets meer op draait.

Wat als niemand meer precies weet wat het oude systeem doet?

Dat komt vaak voor. Dan wordt het gedrag van het systeem uitgezocht aan de hand van de code, de database en gesprekken met de mensen die ermee werken. Dat kost tijd, maar het is beter dat die regels vooraf boven komen dan pas na de overstap.

Moet ik alles in één keer vervangen?

Nee. Vaak is het verstandig om te beginnen met het onderdeel dat het meest knelt, en de rest later te doen. In een gratis kennismakingsgesprek van 30 minuten kijk ik met u naar uw systeem en waar een eerste stap het meest oplevert.