Maatwerk of standaardsoftware: hoe kiest u?

Wat er met beide bedoeld wordt

Standaardsoftware is een pakket dat voor veel bedrijven tegelijk is gemaakt: een boekhoudprogramma, een CRM, een webshopplatform of een ERP-pakket. U neemt een licentie of abonnement, richt het in met de instellingen die het pakket biedt, en de leverancier zorgt voor updates.

Maatwerksoftware wordt gebouwd voor één bedrijf, rond de manier waarop dat bedrijf werkt. De software doet wat u nodig heeft en niets meer, en u bepaalt zelf wat er verandert. Daartussen zit een groot grijs gebied: een pakket met een maatwerkmodule, of maatwerk dat leunt op standaardonderdelen. In de praktijk is de vraag zelden helemaal het een of het ander.

Wanneer standaardsoftware de betere keuze is

Een pakket is sterk waar uw proces lijkt op dat van veel andere bedrijven. Boekhouding, salarisadministratie, e-mail en agenda zijn overal grotendeels hetzelfde, en wettelijke regels veranderen er regelmatig. Daar wilt u niet zelf het wiel uitvinden, en een leverancier die dat voor duizenden klanten bijhoudt, doet het beter dan een eigen systeem.

• Het proces is algemeen en verschilt weinig van dat van andere bedrijven in uw sector.
• U wilt snel beginnen en kunt leven met de werkwijze die het pakket voorschrijft.
• Er hangt veel wet- en regelgeving aan, die de leverancier voor u bijhoudt.
• Het is geen onderdeel waarin u zich van concurrenten onderscheidt.

Wanneer maatwerk loont

Maatwerk wordt interessant waar uw bedrijf anders werkt dan het pakket aanneemt, en waar dat verschil ertoe doet. Dat is vaak precies het deel van het werk waar u goed in bent: de manier waarop u offreert, plant, produceert of levert.

• U past uw werkwijze aan het pakket aan, terwijl die werkwijze juist uw kracht is.
• Naast het pakket draaien Excel-lijsten, Word-formulieren en losse notities om de gaten te vullen.
• Gegevens worden met de hand overgetypt tussen systemen die niet met elkaar praten.
• U betaalt voor een pakket waarvan u maar een klein deel gebruikt, en mist toch wat u echt nodig heeft.
• Elke wijziging die u wilt, hangt af van de planning en de prioriteiten van een leverancier.

De kosten zitten niet alleen in de aanschaf

Een pakket lijkt vaak goedkoper omdat de prijs vooraf bekend is. Maar de totale kosten zitten ook in wat eromheen gebeurt: de tijd die mensen kwijt zijn aan omwegen, het overtypen tussen systemen, de licenties die meegroeien met het aantal gebruikers, en de inrichting en aanpassingen die een implementatiepartner rekent.

Maatwerk vraagt een grotere investering vooraf, en daarna onderhoud. Daar staat tegenover dat de software precies aansluit, dat u geen licenties per gebruiker betaalt, en dat u kunt aanpassen wat u nodig heeft wanneer u het nodig heeft. Een eerlijke vergelijking legt beide naast elkaar over meerdere jaren, inclusief de uren die uw mensen er dagelijks mee werken.

Vragen om uzelf te stellen

Deze vragen helpen om de keuze scherper te krijgen, voordat u offertes opvraagt:

• Welk deel van uw proces is hetzelfde als bij andere bedrijven, en welk deel is echt van u?
• Waar wordt nu met de hand gewerkt, overgetypt of in een losse sheet bijgehouden?
• Met welke systemen moet de nieuwe software samenwerken?
• Wie moet ermee werken: kantoor, werkvloer, klanten, partners?
• Wat gebeurt er als uw bedrijf groeit: past het pakket dan nog, en wat kost het dan?
• Hoe belangrijk is het dat u zelf bepaalt wanneer en hoe de software verandert?

Vaak is het antwoord: allebei

De beste oplossing combineert meestal beide. De boekhouding blijft in een standaardpakket, en het deel dat uw bedrijf onderscheidt, zoals de planning, de offertecalculatie of het klantportaal, wordt op maat gebouwd en gekoppeld aan wat er al is. Zo betaalt u alleen voor maatwerk waar het echt iets oplevert, en blijft de rest standaard.

Zo pak ik het aan

Ik begin niet met de vraag wat er gebouwd moet worden, maar met hoe uw bedrijf nu werkt. Waar loopt het vast, waar wordt dubbel werk gedaan, en wat kost dat? Pas daarna kijk ik of een pakket het oplost, of maatwerk zinvol is, of een combinatie van beide.

Is een bestaand pakket de beste keuze, dan hoort u dat. Is maatwerk zinvol, dan bouw ik het rond uw eigen proces en koppel ik het aan de systemen die u al gebruikt. U ziet het plan voordat er code wordt geschreven, en u werkt van begin tot eind met mij.

Veelgestelde vragen

Is maatwerksoftware altijd duurder dan een pakket?

Vooraf meestal wel. Over meerdere jaren hangt het af van wat het pakket kost aan licenties, inrichting en omwegen, en hoeveel tijd uw mensen kwijt zijn aan werk dat het pakket niet ondersteunt. Een eerlijke vergelijking telt al die kosten mee, niet alleen de aanschaf.

Kan maatwerk samenwerken met de software die ik al heb?

Ja, en dat is vaak de bedoeling. Maatwerk vervangt meestal niet alles, maar vult aan waar het pakket tekortschiet, en wisselt via koppelingen gegevens uit met uw boekhouding, ERP of webshop.

Hoe weet ik welke keuze bij mijn bedrijf past?

Door eerst uw proces in kaart te brengen, voordat u naar oplossingen kijkt. In een gratis kennismakingsgesprek van 30 minuten kijk ik met u naar waar het nu vastloopt, en hoort u eerlijk of een pakket, maatwerk of een combinatie het meest zinvol is.