Planning in Excel: wanneer werkt het niet meer?

Zo ziet een planning in Excel er meestal uit

Een planning in Excel heeft bijna altijd dezelfde opbouw, of ze nu zelf is gemaakt of begon als planningstemplate voor Excel van internet:

• Een orderlijst: ordernummer, klant, artikel, aantal, gevraagde leverdatum en status.
• Een weekoverzicht met per dag of per week de geplande uren, vaak als gekleurde cellen die samen een soort Gantt-balk vormen.
• Een tabblad per machine of afdeling, met blokken die met de hand worden ingevuld en verschoven.
• Formules die de geplande uren optellen en vergelijken met de beschikbare uren, en voorwaardelijke opmaak die een week rood kleurt als die te vol zit.
• Een kolom opmerkingen voor alles wat niet in de structuur past: wacht op materiaal, spoed, klant belt nog terug.

Waar het goed werkt

Voor één machine of één afdeling, met een overzichtelijke orderstroom en één planner die alles overziet, is Excel prima. Het is flexibel, het kost niets extra en u kunt de planning precies zo inrichten als u wilt. Zolang de planning in één hoofd past en in één sheet, is er weinig reden om te veranderen.

Waar een Excel-planning vastloopt

De problemen beginnen meestal niet in één keer, maar sluipen erin naarmate het bedrijf groeit:

• Meerdere machines. Zodra een order langs meer dan één machine gaat, hangt de ene bewerking af van de andere. Excel weet niet dat frezen pas kan beginnen als het zagen klaar is; dat staat alleen in het hoofd van de planner.
• Capaciteit. Een som van uren per week zegt niet of het werk ook echt past. Ploegen, onderhoud, insteltijden en werk dat al loopt tellen mee, en een week onder de 100 % kan nog steeds betekenen dat een order te laat is.
• Spoedorders. Eén spoedorder ertussen betekent dat alles erachter schuift. In Excel is dat handwerk: blokken verplaatsen, nagaan wat er nu te laat komt en hopen dat er niets is vergeten.
• Eén persoon. Vaak kan maar één iemand de planning echt lezen en aanpassen. Is die ziek of op vakantie, dan staat de planning stil of gaat het op gevoel.
• Versies. Een kopie op de gedeelde schijf, een print aan de muur, een versie in de mail: welke klopt? Twee mensen die tegelijk aanpassen, overschrijven elkaars werk.
• Geen terugkoppeling van de vloer. Wat er echt is gemaakt, staat pas in de sheet als iemand het bijwerkt. De planning loopt dus altijd achter op de werkelijkheid.

Checklist: tijd om over te stappen?

Herkent u meerdere van deze punten, dan is het de moeite waard om naar een alternatief voor de Excel-planning te kijken:

• U kunt een klant niet direct vertellen wanneer een nieuwe order klaar kan zijn.
• Orders gaan langs meer dan één machine of afdeling.
• Een spoedorder inplannen kost meer dan een paar minuten.
• Er is maar één persoon die de planning echt begrijpt.
• Er circuleren meerdere versies van de planning.
• De werkvloer houdt eigen lijstjes bij naast de planning.
• Een te late levering wordt pas zichtbaar als het al te laat is.
• Orders worden met de hand overgetypt van e-mail of PDF naar de sheet.

Excel hoeft niet helemaal weg

Excel blijft goed voor analyses, rapportages en een snelle export. Het verschil is dat de planning zelf niet meer in de sheet leeft, maar in een systeem dat de regels kent. Wie wil, kan de planning daarna nog steeds naar Excel exporteren.

De volgende stap: een planbord met eindige capaciteit

Het alternatief is geen groter spreadsheet, maar een planning die rekent. Een planbord met eindige capaciteit kent uw machines, ploegen en bewerkingsroutes, en plant alleen in wat er echt past naast het werk dat er al staat. De levertijd volgt daaruit, en het knelpunt is zichtbaar voordat u een order bevestigt.

Een spoedorder zet u ertussen en u ziet direct welke orders daardoor schuiven. Iedereen kijkt naar dezelfde planning, en de vloer meldt gereed wat klaar is, zodat de planning bijblijft.

Dat hoeft geen groot pakket te zijn. Ik bouw zo'n planning als maatwerk, rond uw eigen machines en orderstroom en gekoppeld aan het ERP dat u al gebruikt. Hoe die planning rekent, staat stap voor stap in de uitleg over productieplanning. In de demo ziet u een inkooporder in ongeveer 90 seconden op de machines belanden, met fictieve data.

Veelgestelde vragen

Is er een goede Excel-template voor productieplanning?

Voor één machine en een overzichtelijke orderstroom is een eenvoudige template genoeg: een orderlijst, een weekoverzicht en een som van uren per week. Gaan orders langs meerdere machines, dan houdt geen template de volgorde en de capaciteit voor u bij; dan heeft u een planning nodig die rekent.

Wat is eindige capaciteitsplanning?

Plannen met de capaciteit die er echt is: alleen inplannen wat de machines in hun ploegen kunnen draaien, naast het werk dat er al staat. Zo volgt de levertijd uit de planning, in plaats van dat u die schat.

Kan mijn bestaande Excel-planning het vertrekpunt zijn?

Ja. De structuur van uw sheet, zoals de orderlijst, de machines en de bewerkingen, laat zien hoe u nu plant. In een gratis kennismakingsgesprek van 30 minuten kijk ik met u naar uw planning, en hoort u eerlijk of maatwerk bij u zinvol is.